Dokumenten- und Dateimanagement mit PaperOffice 2008 DMS
Die modernen Festplatten von heute speichern mehrere hundert Gigabyte Daten. Ihr großer Nachteil: Der Überblick über den eigenen Datenbestand geht schnell verloren. PaperOffice 2008 DMS soll diesen Überblick wieder herstellen. Das skalierbare und revisionssichere DMS-Programm erfasst die bereits vorhandene Dateien, scannt Papierdokumente, merkt sich verschiedene Versionen einer Datei und bietet eine Texterkennung mit detaillierter Stichwortsuche.
Die Welt wird digital. Das bedeutet, dass wichtige Informationen im zunehmenden Maße nicht mehr im klassischen Aktenordner zu finden sind. Stattdessen liegen sie auf der Festplatte vor. Mit normalen Bordmitteln lassen sich die digitalen Informationen aber kaum noch verwalten und in den Griff bekommen. Die wichtigen Dateien liegen in den verschiedensten Formaten und Verzeichnissen vor, sind manchmal über das ganze Netzwerk verstreut, wurden in unterschiedlichen Versionen gespeichert und können mitunter nur im E-Mail-Programm gefunden werden.
Was fehlt, ist der schnelle Überblick per Mausklick. Um ihn will sich das DMS-Programm PaperOffice 2008 von Realify Systems kümmern. Das Programm sichtet den Datenbestand auf der Festplatte oder auf anderen Medien, um ihn gezielt in eine Datenbank zu übernehmen. Dabei soll PaperOffice 2008 nahezu jedes Dateiformat aufnehmen können und auf Wunsch ganze Verzeichnisse oder Emailkonten überwachen oder auch Papierdokumente durch das integrierte Scanwerkzeug mit OCR-Texterkennung hinzufügen können.
Alle Dokumente lassen sich, so der Hersteller, in Kategorien einsortieren, mit zahlreichen Informationen aufwerten und mit persönlichen Notizen versehen. Im Arbeitsalltag ist es dann problemlos möglich, die Datenbank zu nutzen, um wichtige Informationen ganz auf die Schnelle wiederzufinden.
DMS steht für “Document Management System”. Das ist eine Software-Gattung, die zunehmend an Bedeutung gewinnt, da es immer wichtiger wird, die digital vorliegenden Informationen optimal zu verwalten.
Ein Privatanwender stellt andere Ansprüche an seine DMS-Software als ein großes Unternehmen. Funktionen wie die Netzwerkunterstützung, die Benutzerverwaltung oder die große MySQL-Datenbank, die in der großen Firma zwingend erforderlich sind, sind in der Version für den Privatanwender völlig entbehrlich. Realify Systems trägt den unterschiedlichen Wünschen der Zielgruppen Rechnung und bietet die Software in verschiedenen Versionen an, die im Funktionsumfang aufeinander aufbauen.
Die Basic-Version für den privaten Einsatz lässt sich für 99 Euro erstehen. Die erweiterte Business Version für kleinere Firmen kostet 249 Euro, die Corporate Version mit maximaler Funktionalität 499 Euro und die voll anpassbare flexible Custom Version startet mit 999 Euro.
Auf der Homepage liegt eine kostenlose Demoversion von Realify PaperOffice 2008 zum Download bereit - für Windows 2000, XP und Vista. Sie verwaltet maximal 30 Dokumente und erlaubt es, die erfassten Dokumente vollständig in eine Vollversion zu übernehmen.
digg it
yigg it